İç Denetçiler Cesur Olmalı

Bu yazı bir iç denetim gurusu olan Norman Marks'ın http://normanmarks.wordpress.com/2014/02/09/internal-auditors-should-be-brave/ adresinde yayınladığı "Internal Auditors Should Be Brave" başlıklı yazısının Türkçe çevirisidir. 

This is a Turkish Translation of Mr. Norman Marks' (who is an internal audit guru) blog post with headline of "Internal Auditors Should Be Brave" which is published at
http://normanmarks.wordpress.com/2014/02/09/internal-auditors-should-be-brave/ 

--------------------------------------------------------------------------------------------------

İç denetçiler için paydaşlarına yönetim kurulu veya üst yönetim seviyesinde nelerin kurumu en büyük riske attığını söylemek zor olabilir.

Kontrollerin başarısızlığa uğramalarının kök sebebinin yeterince çalışan olmayışı veya şirketin en iyi insanları şirkete çekebilmek için yeterli ücret ödemesi olduğunu söylemek zor olabilir.

İcrai alanlarda çalışanların bilgileri paylaşmadığını, icrai bölümlerde çalışan takım üyelerinin Genel Müdürün/CEO’nun dikkatini çekmek için birbirleriyle rekabet ettiğini ve grup olarak, herhangi bir kişinin yapacağı takım tanımıyla bile örtüşmekte başarısız olduklarını, CEO/Genel Müdür veya Denetim Komitesine anlatmak zor olabilir.

Mali İşler Müdürü veya Hukuk Müşaviri’nin, onları göz ardı eden ve dışlayan yönetimin geri kalan diğer üyeleri tarafından işe yarar olarak değerlendirilmediğini söylemek zor olabilir.

Organizasyonun yapısı, süreçleri, insanları ve metodlarının günümüzün dinamik dünyasında başarılı olmak için gereken çeviklikte yetersiz olduğunu söylemek zor olabilir.

Fakat bunların hepsi söylenmesi gereken gerçeklerdir.

Eğer imparator, kendisine elbiseleri olmadığı söylenmezse, elbisesiz dolaşmaya devam edecektir.

İç denetçiler her seviyede onları görüşlerini seslendirmelerini engelleyecek her türlü baskı ile karşı karşıya kalabilirler:

• İşlerinin tehdit altında olduğuna dair yeterli gerekçeleri olduğuna inanabilirler.
• Üst yönetimi kızdırırlarsa ücret artışlarının doğrudan etkileneceğine dair yeterli gerekçeleri olduğuna inanabilirler.
• Kurum içindeki kariyerlerinin yönetim kurulunun desteğini almış olmalarına rağmen üst yönetimin desteği olmadan daha ileri gidemeyeceğine inanabilirler.
• İç denetime sağlanmış kaynakların seviyesi muhtemelen sınırlandırılacak veya kesilecektir.
• Genel Müdür/CEO ve üst yönetimdeki diğer idareciler karşı konulması zor kişisel bir güce sahip olabilirler.
• İç denetçiler “değer katan” olmaya odaklanmış ve bir şeylere mani olan olarak gözükmek istemiyor olabilirler.
• Hiçbir şeyin yapılmasını sağlayamayacakları, değişime yön veremeyecekleri ve düşman olarak görülmeleri durumunda toplantılardan el çektirilecekleri ve temel bilgilere erişimleri engelleneceğinden korkuyor olabilirler.

Oysa ki, büyük kişisel risklerle karşı karşıya kalsalar bile, iç denetçiler daha işe tesirli olmak istiyorlarsa, yüksek sesle konuşabilmeye ihtiyaçları vardır.

Eğer iç denetçiler, böyle kaçınılmaz tepkilerden korunmuş olsalardı harika olurdu. En azından sözleşmesi böyle koruma tedbirleri içeren bir CAE (İç Denetim Yöneticisi) tanıyorum, ama sadece kendi kişisel etik ve ahlaki değerleriyle korunuyorlar.

Eğer yönetim kurulunun denetim komitesi CAE’nin (İç Denetim Yöneticisinin) daha cesur olmasını garanti altına alsaydı harika olurdu. Fakat sadece çok azı kızgın bir CEO/Genel Müdür veya CFO/ Mali İşler Müdürüne karşı gelebilmektedir.

Cesur olmalı ama dünyayı umursamayan kişiler olmamalıyız. İmparatora kıyafeti hakkında boynunuzu vurdurmadan konuşacak yollar vardır. Bu yollara, müttefikleriniz ve size yardım edebilecek diğerleriyle konuşmak ve onları dinlemek dahildir. Bu yollara idarecilerle başkalarının varlığıyla kendilerini tehdit altında hissetmeden teke tek toplantılarda konuşmak da dahildir. Hepsinden önemlisi imparatoru, etrafı saray dalkavuklarıyla sarılıyken şaşırtmakla ilgilidir.

Kötü haberlerin iletilmesinin, her adımın dikkatle planlandığı ve her tartışma zeminin tanzim edildiği bir seyahat olarak ele alınması ile ilgilidir.

Dinlemeye hazır olmak ve eğer yanılıyorsanız mesajınızı düzeltemeye hazırlıklı olmakla ilgilidir

Ancak, iç denetçi gerçeği söylemek konusunda kararlı olmalıdır ve gerçekleri ve yapılması gerekenleri açık bir şekilde açıklayacak şekilde böyle yapmalıdır.

I close with a tongue-in-cheek suggestion that the song Brave by Sara Bareilles (well worth watching) become our anthem.

Sara Bareilles’in Brave (Cesur) şarkısının (gerçekten izlemeye değer) bizim marşımız olmasını tavsiye ederek şaka yollu kapatmak istiyorum.

Hayret verici olabilirsin
Bir ifadeyi bir silaha veya bir ilaca dönüştürebilirsin.
Dışlanmış biri olabilirsin.
Veya birinin sevgi eksikliğinin tepkisine uğrayabilirsin
Veya yüksek sesle konuşmaya başlayabilirsin.

Herkes oradaydı,
Herkes düşmanın dik bakışlarına maruz kaldı.
Korkudan yıkıldı
Ve biraz görünmez oldu.,
Güç karşısında eğildi.
Koşma, sadece dilini tutmayı bırak

Ve sessizlik tarihinden beri
İyi bir şey yapmayacak mısın?,
Yapabileceğini düşündün mü?
Bırak kelimelerin içi boş kelimelerden başka her şey olsun
Niye onlara gerçeği söylemiyorsun?

Söylemek istediğini söyle
Bırak kelimeler dökülsün
Dürüstçe senin cesur olduğunu görmek istiyorum
Söylemek istediğinle
Ve bırak kelimeler dökülsün
Dürüstçe senin cesur olduğunu görmek istiyorum

-----------------------

You can be amazing
You can turn a phrase into a weapon or a drug
You can be the outcast
Or be the backlash of somebody’s lack of love
Or you can start speaking up

Everybody’s been there,
Everybody’s been stared down by the enemy
Fallen for the fear
And done some disappearing,
Bow down to the mighty
Don’t run, just stop holding your tongue

And since your history of silence
Won’t do you any good,
Did you think it would?
Let your words be anything but empty
Why don’t you tell them the truth?

Say what you wanna say
And let the words fall out
Honestly I wanna see you be brave
With what you want to say
And let the words fall out
Honestly I wanna see you be brave

Çeviren:

Besim Çalışkan

Kredili Satışlar ve Alacaklar İle İlgili Belge ve Kayıt Döngüsü

 Büyütmek İçin Resmin Üzerine Tıklayınız.

Bir müşteriye yapılacak olan kredili bir satışla ilgili olarak bir şirketin aşağıdaki bölümleri bu süreçte yer almaktadır:

1-      Operasyonlar

a-      Satışlar

b-      Depo

c-       Sevkiyatlar

2-      Mali Kontrol (Muhasebe)

a-      Faturalama

b-      Stok Kontrol

c-       Alacak Hesapları

d-      Büyük Defter

3-      Hazine

a-      Finans / Krediler

Döngünün Adımları:

1-      Böyle bir döngü, Müşteri’den bir Satış Siparişi’nin Satışlar Operasyonu’na gelmesiyle başlayacaktır. Satışlar Operasyonu, bu satış siparişini bir Satış Emri haline getirip, ilgili müşteriye kredili satış yapılması için Hazine’nin Finans/Krediler bölümüne gönderecektir.  Müşteriden satış siparişleri farklı şekillerde gelebilmektedir. Müşteriden belgeli olarak gelmeyen, örneğin telefonla verilen satış siparişleri için Satış operasyonları, müşteriden aldığı satış siparişinin detaylarını, siparişin ne zaman alındığına ve siparişi verenin adı ve müşteri şirketteki konumunu da içeren bir satış sipariş formu hazırlaması, satış emrine dayanak tesis etmesi açısından önemlidir. Bu satış emirlerinin sıra numarası izleyen formlar halinde olması satış siparişlerinin mutabakatında önemlidir. Satış emirleri, aslı Finans/Krediler bölümüne gönderilecek ve satış emrini hazırlayan bölümde bir nüshası kalacak şekilde en az 2 nüsha olmalıdır. Satış operasyonları aldığı satış siparişlerini ve bu siparişlerle ilgili olarak hazırladıkları satış emirlerini ayrıca dosyalamalıdır.

2-      Finans/Krediler bölümü, müşteri kredi değerlendirmesini yapar, uygun bulursa satış emrini onaylar (kredi limiti tahsis eder) ve bunu bir Onaylı Satış Emri haline getirerek, Satışlar, Depo ve Teslimat Operasyonlarına ve Mali Kontrol’deki (Muhasebe) Faturalama ve Stok Kontrol bölümlerine gönderecektir. Onaylı Satış Emri’nin doğrudan Finans/Krediler tarafından bu bölümlere gönderilmiş olması, onayın birinci elden alınmasını ve bu onaylı satış emrinin başka bir bölüm tarafından hazırlanma veya kötü amaçla kullanılma riskinin ortadan kalkmasını sağlar. Böylece, ilgili bölümler, aldıkları Onaylı Satış Emrinden bu satışla ilgili kredi onayının verildiğini ve bundan sonra bu satışla ilgili kendi bölümlerince yapılması gereken işlemleri yapmaya başlayacaklar ve kendilerine bu satışla ilgili başka bölümlerden gelecek olan belgeleri bu Onaylı Satış Emri ile eşleştirme olanağı bulabileceklerdir.

3-      Onaylı Satış Emrini alan Satış Operasyonları bölümü, sipariş veren müşteriye bir Satış Teyidi vererek satışın gerçekleşeceğini bildirir. Böylece müşteri de, verdiği sipariş ile aldığı satış teyidini karşılaştırma imkanı bulacak, eğer gelen satış teyidinden bir hata varsa bu hatanın düzeltilmesini isteyebilecektir.

4-      Finans/Krediler Bölümü’nden Onaylı Satış Emri’ni alan Depo Bölümü, depodan bu müşteriye satılacak malları toplayarak, bu malları hazırladığı depo çıkış belgesi veya irsaliye ile birlikte müşteriye gönderilmesi için Sevkiyat Bölümü’ne gönderecektir.

5-      Depo Bölümü’nden müşteriye gönderilecek malları ve bu mallarla ilgili Depo Bölümü’nün hazırladığı depo çıkış belgesi veya irsaliyeyi alan Sevkiyat Bölümü, bu belgeleri ve gönderilecek malları, Finans/Krediler Bölümü’nden Sevkiyat Bölümü’ne de gönderilen Onaylı Satış Emri ile eşleştirme imkanına sahip olduğundan Onaylı Satış Emri’nden daha yüksek bir miktarda satış yapılması engellenecektir. Sevkiyat Bölümü, malları müşteriye gönderirken mallarla birlikte hazırladığı Sevk Belgesi’ni, Depo Bölümü’nden gelen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin bir kopyasını da müşteriye yollar. Ayrıca Sevkiyat Bölümü, Depo Bölümü’nden gelen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin birer kopyası ile Sevk Belgesi’nin bir kopyasını, Mali Kontrol’ün altındaki Faturalama ve Stok Kontrol bölümlerine gönderir. Böylece bu bölümler de, malların (stokların) fiziki olarak depodan çıkıp müşteriye gittiğini öğrenecek, bu belgeleri Finans/Krediler bölümlerinden kendi bölümlerine gelen Onaylı Satış Emri ile eşleştirme suretiyle olabilecek bir hata konusunda aksiyon alabilecektir.

6-      Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Stok Kontrol Bölümü, bu belgelere göre Stok Kayıtları Veri Tabanı’nda gerekli kayıtları yapacaktır.

7-      Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Faturalama Bölümü ise, bu mallarla ilgili Fatura’yı düzenleyerek, müşteriye gönderecek, Fatura’nın birer kopyasını da Satış Operasyonları, Alacak Hesapları Bölümü’ne, Günlük Fatura Özeti’ni de, Büyük Defter Muhasebe Bölümü’ne gönderecektir.

8-      Faturalama Bölümü’nden Fatura kopyasını alan Satış Operasyonları Bölümü, Satış Emirleri Dosyası’ndan ilgili Satış Emri’ni kapatacak ve sonuçlandırılmış bu satış emrinin tekrar işleme konmasını engellemiş olacaktır.

9-      Fatura’nın bir kopyasını Faturalama Bölümü’nden alan Alacak Hesapları Bölümü, buna göre Ticari Alacaklar Dosyasına (Hesabını) gerekli kaydı yaparak Müşteri’nin hesabına borç kaydı düşülmesini sağlayacaktır.

10-   Faturalama Bölümü’nden Günlük Fatura Özeti’ni alan Büyük Defter Muhasebe Bölümü de, ilgili hesaplara büyük defter kayıtlarının yapacak veya sistemden girilen kayıtların büyük deftere işlenmesi için gerekli onayları verecektir.

11-   Bütün kayıtlardan yapıldıktan sonra farklı bölümlerin ilgili kayıtları yaptığı Stok Kayıtları Dosyası ile Büyük Defter Muhasebe kayıtlarının ve Ticari Alacaklar Dosyası ile Büyük Defter Muhasebe kayıtlarının mutabakatı da yapılabilecektir.

12-   Müşteri de kendisine gönderilen Sevkiyat Bölümü tarafından gönderilen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye ve Sevk Belgesi’ni Faturalama Bölümü’nden gönderilen Fatura ile eşleştirip herhangi bir eşleşme problemi varsa hatanın düzeltilmesi için girişimde bulunabilecektir.

Bu döngü sayesinde Satış Emri, Onaylı Satış Emri, Depo Çıkış Belgesi (veya İrsaliye), Sevk Belgesi ve Fatura farklı bölümler tarafından hazırlanmaktadır. Bu sayede bu kredili satış işleminde hiç kimse bu işlemin tüm aşamalarını tek başına kontrol edememektedir. Satış işleminin her aşaması ile ilgili sorumlu bir bölüm olduğu için bölümlerin hesap verebilirlikleri sağlanmaktadır. Ayrıca bu işlemle ilgili kayıtlar, dört dosyaya (veri tabanına) yani Satış Emirleri Dosyası, Stok Kayıtları Veri Tabanı, Ticari Alacaklar Dosyası ve Büyük Defter’e yapılan kayıtlar, dört farklı bölüm (veya kişi) tarafından yapılmaktadır. Belgelerin olduğu gibi kayıtların da farklı kişiler tarafından yapılmış olması olası bir suiistimal veya hatanın gizlenmesini önlemekte ve başka bir bölüm tarafından ortaya çıkarılmasını sağlamaktadır.

Not: Yukarıda kullandığım grafik, Sayın Barkın Şahin’in TİDE Akademi’de verdiği CIA Part1 sınav hazırlık eğitim notlarından aldığım aşağıdaki grafiğin Türkçeye çevrilmiş halidir.

Saygılarımla,

Besim Çalışkan
İç Denetim Danışmanı ve Eğitmeni
Besim.Caliskan@DenetimUzmani.Net