Büyütmek İçin Resmin Üzerine Tıklayınız.
Bir müşteriye yapılacak olan kredili bir satışla ilgili
olarak bir şirketin aşağıdaki bölümleri bu süreçte yer almaktadır:
1-
Operasyonlar
a-
Satışlar
b-
Depo
c-
Sevkiyatlar
2-
Mali Kontrol (Muhasebe)
a-
Faturalama
b-
Stok Kontrol
c-
Alacak Hesapları
d-
Büyük Defter
3-
Hazine
a-
Finans / Krediler
Döngünün Adımları:
1-
Böyle bir döngü, Müşteri’den bir Satış
Siparişi’nin Satışlar Operasyonu’na gelmesiyle başlayacaktır. Satışlar
Operasyonu, bu satış siparişini bir Satış Emri haline getirip, ilgili müşteriye
kredili satış yapılması için Hazine’nin Finans/Krediler bölümüne gönderecektir.
Müşteriden satış siparişleri farklı
şekillerde gelebilmektedir. Müşteriden belgeli olarak gelmeyen, örneğin
telefonla verilen satış siparişleri için Satış operasyonları, müşteriden aldığı
satış siparişinin detaylarını, siparişin ne zaman alındığına ve siparişi
verenin adı ve müşteri şirketteki konumunu da içeren bir satış sipariş formu
hazırlaması, satış emrine dayanak tesis etmesi açısından önemlidir. Bu satış
emirlerinin sıra numarası izleyen formlar halinde olması satış siparişlerinin
mutabakatında önemlidir. Satış emirleri, aslı Finans/Krediler bölümüne
gönderilecek ve satış emrini hazırlayan bölümde bir nüshası kalacak şekilde en
az 2 nüsha olmalıdır. Satış operasyonları aldığı satış siparişlerini ve bu
siparişlerle ilgili olarak hazırladıkları satış emirlerini ayrıca
dosyalamalıdır.
2-
Finans/Krediler bölümü, müşteri kredi
değerlendirmesini yapar, uygun bulursa satış emrini onaylar (kredi limiti tahsis
eder) ve bunu bir Onaylı Satış Emri haline getirerek, Satışlar, Depo ve
Teslimat Operasyonlarına ve Mali Kontrol’deki (Muhasebe) Faturalama ve Stok
Kontrol bölümlerine gönderecektir. Onaylı Satış Emri’nin doğrudan
Finans/Krediler tarafından bu bölümlere gönderilmiş olması, onayın birinci
elden alınmasını ve bu onaylı satış emrinin başka bir bölüm tarafından
hazırlanma veya kötü amaçla kullanılma riskinin ortadan kalkmasını sağlar. Böylece,
ilgili bölümler, aldıkları Onaylı Satış Emrinden bu satışla ilgili kredi
onayının verildiğini ve bundan sonra bu satışla ilgili kendi bölümlerince
yapılması gereken işlemleri yapmaya başlayacaklar ve kendilerine bu satışla
ilgili başka bölümlerden gelecek olan belgeleri bu Onaylı Satış Emri ile
eşleştirme olanağı bulabileceklerdir.
3-
Onaylı Satış Emrini alan Satış Operasyonları
bölümü, sipariş veren müşteriye bir Satış Teyidi vererek satışın
gerçekleşeceğini bildirir. Böylece müşteri de, verdiği sipariş ile aldığı satış
teyidini karşılaştırma imkanı bulacak, eğer gelen satış teyidinden bir hata
varsa bu hatanın düzeltilmesini isteyebilecektir.
4-
Finans/Krediler Bölümü’nden Onaylı Satış Emri’ni
alan Depo Bölümü, depodan bu müşteriye satılacak malları toplayarak, bu malları
hazırladığı depo çıkış belgesi veya irsaliye ile birlikte müşteriye gönderilmesi
için Sevkiyat Bölümü’ne gönderecektir.
5-
Depo Bölümü’nden müşteriye gönderilecek malları
ve bu mallarla ilgili Depo Bölümü’nün hazırladığı depo çıkış belgesi veya
irsaliyeyi alan Sevkiyat Bölümü, bu belgeleri ve gönderilecek malları, Finans/Krediler
Bölümü’nden Sevkiyat Bölümü’ne de gönderilen Onaylı Satış Emri ile eşleştirme
imkanına sahip olduğundan Onaylı Satış Emri’nden daha yüksek bir miktarda satış
yapılması engellenecektir. Sevkiyat Bölümü, malları müşteriye gönderirken
mallarla birlikte hazırladığı Sevk Belgesi’ni, Depo Bölümü’nden gelen Depo
Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin bir kopyasını da müşteriye yollar. Ayrıca
Sevkiyat Bölümü, Depo Bölümü’nden gelen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin
birer kopyası ile Sevk Belgesi’nin bir kopyasını, Mali Kontrol’ün altındaki
Faturalama ve Stok Kontrol bölümlerine gönderir. Böylece bu bölümler de,
malların (stokların) fiziki olarak depodan çıkıp müşteriye gittiğini öğrenecek,
bu belgeleri Finans/Krediler bölümlerinden kendi bölümlerine gelen Onaylı Satış
Emri ile eşleştirme suretiyle olabilecek bir hata konusunda aksiyon
alabilecektir.
6-
Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı
Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların
gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Stok Kontrol
Bölümü, bu belgelere göre Stok Kayıtları Veri Tabanı’nda gerekli kayıtları
yapacaktır.
7-
Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı
Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların
gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Faturalama Bölümü
ise, bu mallarla ilgili Fatura’yı düzenleyerek, müşteriye gönderecek,
Fatura’nın birer kopyasını da Satış Operasyonları, Alacak Hesapları Bölümü’ne,
Günlük Fatura Özeti’ni de, Büyük Defter Muhasebe Bölümü’ne gönderecektir.
8-
Faturalama Bölümü’nden Fatura kopyasını alan
Satış Operasyonları Bölümü, Satış Emirleri Dosyası’ndan ilgili Satış Emri’ni
kapatacak ve sonuçlandırılmış bu satış emrinin tekrar işleme konmasını
engellemiş olacaktır.
9-
Fatura’nın bir kopyasını Faturalama Bölümü’nden
alan Alacak Hesapları Bölümü, buna göre Ticari Alacaklar Dosyasına (Hesabını)
gerekli kaydı yaparak Müşteri’nin hesabına borç kaydı düşülmesini
sağlayacaktır.
10-
Faturalama Bölümü’nden Günlük Fatura Özeti’ni
alan Büyük Defter Muhasebe Bölümü de, ilgili hesaplara büyük defter
kayıtlarının yapacak veya sistemden girilen kayıtların büyük deftere işlenmesi
için gerekli onayları verecektir.
11-
Bütün kayıtlardan yapıldıktan sonra farklı
bölümlerin ilgili kayıtları yaptığı Stok Kayıtları Dosyası ile Büyük Defter
Muhasebe kayıtlarının ve Ticari Alacaklar Dosyası ile Büyük Defter Muhasebe
kayıtlarının mutabakatı da yapılabilecektir.
12-
Müşteri de kendisine gönderilen Sevkiyat Bölümü
tarafından gönderilen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye ve Sevk Belgesi’ni
Faturalama Bölümü’nden gönderilen Fatura ile eşleştirip herhangi bir eşleşme
problemi varsa hatanın düzeltilmesi için girişimde bulunabilecektir.
Bu döngü sayesinde Satış Emri, Onaylı Satış Emri, Depo Çıkış
Belgesi (veya İrsaliye), Sevk Belgesi ve Fatura farklı bölümler tarafından
hazırlanmaktadır. Bu sayede bu kredili satış işleminde hiç kimse bu işlemin tüm
aşamalarını tek başına kontrol edememektedir. Satış işleminin her aşaması ile
ilgili sorumlu bir bölüm olduğu için bölümlerin hesap verebilirlikleri sağlanmaktadır.
Ayrıca bu işlemle ilgili kayıtlar, dört dosyaya (veri tabanına) yani Satış
Emirleri Dosyası, Stok Kayıtları Veri Tabanı, Ticari Alacaklar Dosyası ve Büyük
Defter’e yapılan kayıtlar, dört farklı bölüm (veya kişi) tarafından
yapılmaktadır. Belgelerin olduğu gibi kayıtların da farklı kişiler tarafından
yapılmış olması olası bir suiistimal veya hatanın gizlenmesini önlemekte ve başka
bir bölüm tarafından ortaya çıkarılmasını sağlamaktadır.
Not: Yukarıda kullandığım grafik, Sayın Barkın Şahin’in TİDE
Akademi’de verdiği CIA Part1 sınav hazırlık eğitim notlarından aldığım
aşağıdaki grafiğin Türkçeye çevrilmiş halidir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder