6 Ekim 2010 Çarşamba

İşçi Özlük Dosyalarını Denetliyor musunuz?


4 Ekim günü İSMMMO'nun Sosyal Güvenlik Mevzuatında Güncel Uygulamalar isimli seminerine gittim. Bu seminerde anlatılanlardan özellikle İşçi Özlük Dosyası hakkında biraz bilgi vereceğim. İç denetçi arkadaşlarımın muhasebe bölümü ile ilgili denetleme yaparken bu konuya önem vermelerinin neden gerekli olduğunu da anlatacağım.

4857 sayılı İş Kanunu gereğince işletmeler, çalıştırdıkları işçiler için birer özlük dosyası bulundurmak zorunda. Aslında işçi işe girmeden önce işçinin özlük dosyasında yer alacak bir çok belgeyi kendisinin temin etmesi gerekiyor. Kanunda yazılan uzun bir liste var işçi özlük dosyasında bulunması gerekenlerle ilgili. Ancak ben size sadece 4 tane hayati öneme sahip olanından bahsedeceğim.


1- Hizmet Sözleşmesi: Çalışanlarla işletme arasında ücret, mesai saatleri, izinler gibi konuları da içeren bir sözleşme olması gerekiyor. Bu sözleşmenin işletme için büyük faydaları var. Çalışanlarla olacak ihtilaflarda iki tarafın da imzaladığı bir belge olması işletme açısından çok büyük bir avantaj. Çalışanlar açısından da avantajları var. Örneğin, sigorta başlangıcını yapmayan işletmelere karşı böyle bir sözleşme ellerinde bir kanıt olabiliyor. İyi düzenlenmiş bir hizmet sözleşmesi ile işletmede sonradan çıkması istenmeyen zor durumların önüne çıkılabilir. Bu hizmet sözleşmesinin maksimum 3 senelik yapılabileceğini ve üzerinde bir şerh yoksa, her sene otomatik olarak uzayacağını söyleyebiliriz. Tabiiki belirli süreli iş sözleşmesi de yaparak, işletmenin ileride ihbar tazminatı ödemesinin de önüen geçilebilir.


2- Sağlık Belgesi: Tam teşekküllü hastanelerden alınmış bir sağlık belgesi ile çalışanların sağlık durumlarının yaptıkları işe uygun olup olmadığını bilmek ileride tazminat ödemeyi gerektirecek bir durumla karşılaşmamak açısından çok önemli. Özellikli işlerle ilgili daha detaylı sağlık belgeleri de gerekebiliyor. Sağlık belgelerinin de her sene tekrar alınması gerekiyor. Tehlike sınıfı yüksek bir işte çalışırken geçirdiği bir hastalık veya operasyon nedeniyle artık bu tehlike sınıfında çalışamayacak bir çalışanın böyle bir sağlık belgesine rağmen o tehlike sınıfında çalıştırılmaya devam ettirilmesi ve bu çalışma esnasında başına bir kaza gelmesi durumunda işveren işletmenin karşılaşacağı tazminat çok yüksek olabilir. Denetlemelerde böyle durumların olup olmadığının tespit edilmesi, belki de iç denetiminde çalıştığınız işletmenin başını büyük bir beladan kurtarmak anlamına da gelebilir.

 3- Adli Sicil Belgesi (Sabıka Kaydı): İşe başlangıçta ve her sene işçi özlük dosyasına konması gereken sabıka kaydının faydalarını şöyle sayabiliriz.
a- İşletmenin güvenliği açısından önemlidir.
b- 50 kişiden fazla işçi çalıştıran işletmelerin eski hükümlü çalıştırma zorunlulukları vardır. Sabıka kayıtlarını aldığınız işçilerden birinin eski hükümlü olduğunu anlamanız durumunda bu kontenjanı dışarıdan başka bir personel alımı yapmadan halledebilirsiniz.
c- Sabıka kayıtlarında bazen uzun uzun maddeler ve dava numaraları görürsünüz. Bunlar genellikle, bir nafaka davası veya örneğin bir bankaya bulunan ödenmemiş bir kredi borcu nedeniyle o kişilerin maaşlarına haciz konması gerektiğini anlatır. Böyle durumlarda o kişilerin maaşlarından gerekli kesintinin yapılıp o sabıka kaydında adı geçen yerlere ödeme yapılması gerekmektedir. Beni ilgilendirmez diyemezsiniz. Alacaklı olan kişi veya kurumlar, kendilerine ödenmemiş borcu olan kişilerin sizin işletmenizde çalıştığını ve kesintinin yapılmadığını gördüklerinde bunları işletmeden tahsil yoluna gideceklerdir. Birçok bankanın alacaklarını tahsil etmek için bu konuyla ilgili sıkı bir takipte olduğunu ve maaşından kesinti yapılması gerektiği halde işverenin bu gerekli kesintiyi yapmadığı durumlarda bu kesintilerle ilgili direkt olarak işveren vekilinden icra ile tahsil yoluna başvurduklarını söylemekte büyük yarar var. Bir iç denetçi olarak bu konuda yapacağınız denetimde maaşından kesinti yapılması gerektiği halde kesinti yapılmayan bir işçinin durumuyla karşılaşıp, düzeltilmesi için gerekli girişimleri yaptığınızda, işverenin başını büyük bir beladan da kurtaracağınızı bilmenizi isterim.
d- Her sene alınacak bir sabıka kaydının, özellikle işletmede çalışan ancak işletmenin çalıştırmak istemeyeceği yüz kızartıcı suçları işleyen kişiler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar. Zira sene içinde bazı suçlardan işletmenin haberi olmayabilir.

 4- Adrese Dayalı Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği: İşe girişlerde işçilerden bir adres alınır ancak, işçilerinizin ne zaman bir adres değişikliği yaptığını bilemezsiniz. Ancak işe girişte ve her sene alınacak bir adrese dayalı nüfus kayıt örneği ile ileride gerekecek durumlarda işçiye yapılacak tebligatlarla ilgili olarak elinizde bir belge olacaktır. Doğru tebligat adresi çoğu zaman hayat kurtaran bir bilgidir.

Dediğim gibi bu liste daha da çok uzayabilir, ancak en önemli dört belgenin, işletmelerde, işçilerin özlük dosyalarında olup olmadığını ve bu belgelere göre bazı işlemlerin yapılıp yapılmadığını denetlemeniz, işletmenizi ve işverenizi büyük tazminatlar ödemekten kurtaracaktır.

Saygılarımla,

Besim Çalışkan